KPI’s en Dashboarding

25/06/2022

Iedere groeiondernemer krijgt ermee te maken; behoefte aan (meer) stuurinformatie om de juiste beheersing te kunnen hebben over de immer veranderlijke praktijk. Inzicht geeft rust!
kpi dashboarding

Aangezien er meerdere KPI’s aan bod komen bij een onderneming, kan je gebruik maken van een dashboard. Het doel is simpel. Je wil in één oogopslag zien wat er goed gaat en wat er beter kan. Deze cijfertjes moeten wel omgezet worden in daden. Aan de hand van een stuurplan kunnen wij van jouw cijfers een betrouwbare bron maken. Laten we bij het begin beginnen.

In dit artikel geven we meer informatie over stuurinformatie
vertaald naar KPI’s en weergegeven in een dashboard. We beschrijven hoe je kunt
komen tot je eigen set aan relevante KPI’s en hoe we hier vanuit GrowSupport in
de volle breedte kunnen helpen om stuurinformatie een wezenlijk onderdeel te
laten maken van je bedrijfsvoering.

Groeien wordt pas echt leuk als je grip voelt!

Wat is een KPI?​

Een KPI is een afkorting voor een kritieke proces indicator (of Key Performance Indicator). Een KPI gebruik je bij het formuleren van een doelstelling. Dit kan op korte of lange termijn.

Een KPI kan zeer eenvoudig zijn, maar het kunnen ook gegevens zijn die uit meerdere systemen moet worden gehaald en onderhevig zijn aan diverse berekeningen.

Een voorbeeld van een eenvoudige KPI kan zijn: het aanwezige banksaldo. Zo zijn er meer voorbeelden te noemen van vrij eenvoudige KPI’s:

x% over 10 jaar

x nieuwe medewerkers

x meer omzet

x% groei in 2022

x meer klanten

x minder kosten

Op basis van KPI’s kunnen doelen gesteld worden. Wanneer de onderneming groeit, neemt die behoefte toe. KPI’s worden steeds belangrijker. Ze geven je snel informatie over bijvoorbeeld:

  • (In)directe loonkosten ten opzichte van de omzet.
  • Het gemiddeld aantal dagen bij openstaande debiteuren.
  • De omloopsnelheid van debiteuren, crediteuren en voorraden.
  • De Burn-rate, veel voorkomend bij start-ups.

KPI’s meetbaar maken om jouw doelstellingen te behalen

Wanneer je jouw doelstellingen bepaalt, bepaal je de voorwaarden waaraan jouw onderneming moet voldoen om deze doelstellingen te behalen.

Stel jouw KPI is: over één jaar een omzetgroei van 300.000 euro behalen. Dan heb je een specifiek meetbaar gegeven, waarvan je maandelijks de vorderingen kunt bijhouden. Je houdt hierbij in de gaten of alles nog volgens planning loopt. Zo niet, dan moet er bijgestuurd worden.

Zoals in bovenstaand voorbeeld uitgelegd werkt het bij elke KPI.

De meeste KPI’s vormen een soort KPI-boom. Ze werken samen. Wil je meer winst maken, dan zullen je brutomarges gezond moeten zijn. Ook je kosten moeten goed beheerst worden.

Wat zijn jullie doelen?​

Om de juiste KPI-boom te planten, moet je wel weten welke doelstellingen belangrijk zijn voor jouw bedrijf. Wil je een percentage stijgen in je winst, of het is voor jou van belang maatschappelijk meer betrokken te raken?

Wanneer de doelstelling niet direct helder is, kan een brainstormsessie helpen. Ook al zijn nog niet direct de KPI’s duidelijk, er kan wel een grote lijn ontstaan. Deze grote lijnen kun je vervolgens uitsplitsen in kleinere doelen welke je ieder een KPI-boom geeft. Zo maak je de doelen meetbaar en kun je op detailniveau bekijken waar bijsturing nodig zou zijn.

KPI Workshop

Heb je behoefte aan iemand die met je meedenkt voor het bepalen van KPI’s dan kunnen wij hier bij helpen. Door middel van een KPI-workshop word je aangezet tot nadenken over de doelstellingen van de onderneming, welke KPI’s hierbij passen en hoe deze meetbaar kunnen worden gemaakt. Deze workshop richten we heel praktisch in zodat je ook meteen weet aan welke knoppen je kunt draaien om jouw onderneming te laten groeien.

Hoe maken we KPI’s meetbaar?​

Als de KPI’s duidelijk zijn omschreven, ga je ze meetbaar maken.

Het is van belang dat je de hygiëne van de data op orde hebt. Vaak komt je data uit verschillende systemen en moet het goed zijn vastgelegd bij de bron.

Bekijk ook of de data die je wilt gebruiken zuiver genoeg is om te gebruiken. Het kan namelijk zo zijn dat er een verandering moet plaatsvinden in de vastlegging, om data op een dusdanige manier beschikbaar te krijgen.

Wat zijn de voordelen van een dashboard?

  • De KPI’s bevinden zich niet alleen in het hoofd van de directeur.
  • Je hoeft niet eerst je financiële administratie te raadplegen en de KPI’s die je hebt uitgerekend in een Excel-bestand erbij te pakken. Om die vervolgens naast de KPI uit het marketingsysteem te leggen.
  • Op het dashboard zet je de hoofd-KPI’s van de doelen periodiek naast elkaar.
  • In één oogopslag zie je direct waar de aandachtspunten liggen voor de komende periode.

Het belang van periodiek kijken naar cijfers

Nu heb je jouw KPI’s meetbaar en inzichtelijk, gepresenteerd op een prachtig Dashboard, wat nu?

Je gaat routinematig aan de slag met jouw stuurinformatie. Het is van belang om in ieder geval maandelijks stil te staan bij de ontwikkeling van jouw KPI’s. Stel jezelf de volgende vragen:

  • Waar zitten de problemen?
  • Is er een verklaring voor deze problemen?
  • Hoe los je deze problemen op?
  • Kunnen deze problemen in de toekomst voorkomen worden?
  • Welke KPI’s doen het goed?
  • Waarom doen deze KPI’s het goed?
  • Hoe zorgen we ervoor dat ze het goed blijven doen?

Met deze inzichten maak je makkelijk een plan van aanpak. Het plan kan worden opgepakt voor de betreffende teams om vervolgens tot betere resultaten te komen in een afgesproken periode.

Hoe gaan wij te werk?​

In een aantal stappen leggen we uit waar GrowSupport helpt. Wij zorgen ervoor dat je gericht kunt sturen, aan de hand van je cijfers.

Stap 1   Inventarisatie

We plannen naar behoefte één of meerdere brainstormsessies, waarin we kijken naar de behoefte van de onderneming en de ondernemer. We willen graag weten wat jullie doelstellingen zijn.

Waar jullie op lange en ook korte termijn naartoe willen werken en wat er nodig is om jullie doelen te behalen. Hierin denken wij vanuit onze ervaring graag mee. We kunnen jullie tips geven over welke KPI’s volgens ons goed passen bij de huidige situatie. Is er meer hulp nodig, dan bieden we ook nog een uitgebreide KPI-workshop aan.

Stap 2   Combineren van datastromen

Als de KPI’s zijn geformuleerd moeten deze meetbaar worden gemaakt. Ook hierin zijn wij jouw partner. Op het gebied van datastromen werken we samen met verschillende partners die ook buiten financiële data om, andere data kunnen ontsluiten. Beide data kunnen we dan meenemen in het eventuele KPI-dashboard.

Stap 3   Dashboard

Wij zorgen voor een overzichtelijk dashboard aan de hand van jullie KPI’s. Doordat de KPI’s meetbaar gemaakt zijn en kunnen worden berekend, groeit het dashboard met je mee. Naarmate de onderneming verandert, zullen ook de informatiebehoeften veranderen. Het dashboard beweegt hierin mee.

Stap 4   Ritme

Je hebt nu een dashboard op basis van de benodigde KPI’s. Het is nu van belang er periodiek aandacht aan te besteden. Om te kijken en te herkennen waar verbetering nodig is. In dit ritme zijn wij wederom jouw partner. Samen sparren we over gewenste acties die nodig zijn om de KPI’s in de goede richting te laten bewegen. We kijken met je mee, zodat we samen inzichten verzamelen.

Samen maken we van jouw cijfers een betrouwbare bron om op te kunnen sturen.

Meer weten over wat wij kunnen betekenen op het gebied van KPI's en dashboarding?

Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek met ons in!

Deel artikel

Gratis e-book

10 stappen naar een groeigerichte administratie voor een heldere weg naar bedrijfsgroei