Digital agencies

Wat kunnen wij betekenen voor Digital Agencies?

Als Digital Agency richten jullie je voornamelijk op het leveren van toegevoegde waarde door het aanbieden van hoogwaardige dienstverlening. Meestal bestaan de kosten voornamelijk uit medewerkers en worden er uren verkocht. De uren worden gemaakt door freelancers of medewerkers. Jullie blinken uit in complexe projecten en werken vaak langdurig samen met jullie klanten. Wij begrijpen jullie vorm van ondernemen. Wij zien ook waar het makkelijker en vaak slimmer kan. Hoe staat jullie financiële hygiëne ervoor? Welke rapportages worden er gebruikt? Op welke KPI’s stuur je? Waar zitten de mogelijkheden voor groei?

Financiële hygiene

Wij kunnen voor elke onderneming de financiële hygiëne op ons nemen. Wat houdt dat precies in:

Administratie

Onder administratie valt het vastleggen van alle financiële stromen binnen jouw onderneming. Van inkoopfacturen en transacties tot leningen en deelnemingen.

Alle belastingaangifte

We regelen alle zaken die te maken hebben met de belastingdienst, zoals alle voorkomende aangiftes. Ook springen we bij als er bijvoorbeeld een bezwaarprocedure loopt of als er een controle van de belastingdienst plaatsvindt.

Jaarrekening

Bij het opstellen van een jaarrekening stellen wij een officieel document voor je op. Ook maken we een dashboard, zodat je de jaarrekening gemakkelijk kunt presenteren. De jaarrekening deponeren we bij de KvK. Daarnaast stellen we een notulen op van de

Loonadministratie

Al vanaf 1 medewerker kun je bij ons je loonadministratie onderbrengen. We verwerken de loonstroken in de loonadministratie en nemen het fiscale gedeelte op ons.

Voorbeeld

In dit voorbeeld kijken we naar onze rol binnen het debiteurenbeheer:

Stel jouw onderneming draait gezond. Er wordt winst gemaakt. Dan is het ook nog zaak om deze winst om te zetten in cash. Dit kun je alleen bereiken door je facturatie op orde te hebben, en een goed ingericht debiteuren- en crediteurenproces te hebben. We willen dat dit proces zoveel mogelijk geautomatiseerd verloopt. Dat doen we met een workflow. We bepalen daarin:

De betaaltermijn van jullie facturen.
Wanneer we een eerste herinnering sturen.
Wanneer de tweede betaalherinnering wordt verstuurd.
Hoe er wordt omgegaan met klanten die dan nog niet betaald hebben. Zetten we de vordering dan door naar een minnelijk incassotraject? Gaan we de klant eerst nog bellen?
Hoe we omgaan met incassokosten en rente.
Wanneer we een vordering doorzetten naar een deurwaarder.

In al deze bepalingen kunnen wij jullie helpen. Dit doen wij in samenwerking met onze partner van Payt-software. Dankzij deze samenwerking kunnen we een groot deel of zelfs het hele proces automatiseren.

KPI'S

Binnen een Digital agency is het inzichtelijk krijgen van het gemiddelde uurtarief en facturabiliteit erg belangrijk. Daarnaast zijn er nog meer denkbare KPI’s die een grote rol kunnen spelen:

Resultaten

Cashflow

LER/dLER

Bruto-marge / netto-marge

Omloopsnelheid debiteuren en voorraden

Onderhandenwerkpositie

Percentage loonkosten van de omzet.

Dit zijn een aantal voorbeelden, maar er zijn nog veel meer KPI’s waarmee we jullie kunnen helpen. Wanneer we in gesprek gaan, zoomen we in op de KPI’s die jullie het meest vooruit gaan helpen. Ook kunnen wij helpen bij het achterhalen van het probleem wanneer winst niet wordt omgezet naar cash.
Als er nog weinig ervaring is in het denken in KPI’s kunnen we ook workshops organiseren om zowel de awareness te creëren alsmede om de voor jullie agency belangrijke KPI’s boven water te krijgen. Dit creatieve en energieke proces zorgt meteen voor betrokkenheid en draagvlak.

Samenkomst van KPI’s en de financiële Hygiëne

Het een gaat niet zonder het ander. In het voorbeeld hieronder laten we zien, dat de KPI omzet, pas meetbaar is, als de onderhandenwerkpositie meetbaar is gemaakt.

Wanneer je de financiële hygiëne op orde hebt, wordt de genoemde situatie voorkomen.

In het eerste kwartaal wordt iedere maand voor €50K aan uren gemaakt. Echter zijn deze uren voor een groot project ingezet en worden zij pas in april gefactureerd en voldaan. Het lijkt nu net of er geen omzet is gedraaid in het eerste kwartaal.

Het is van belang om de onderhandenwerkpositie per maand inzichtelijk te maken. Zo wordt de daadwerkelijke omzet per maand op de goede manier geboekt. Een KPI is altijd meetbaar, wanneer de data juist wordt vastgelegd.

Zo is het duidelijk dat het eerste kwartaal uit het voorbeeld, lang niet zo slecht was als in eerdere resultaten leek. Draaien we de situatie om en factureer je in februari de uren die je pas in april gaat maken, lijkt het of je in februari een mega goede omzet gedraaid hebt. Door het inzichtelijk maken van de OHW-positie krijg je een zuiver beeld van de omzet per maand.

Financiële reporting

Het is erg belangrijk om een ritme aan te houden bij het kijken naar de cijfers. Het meten van de KPI’s is een onderdeel van de financiële rapportage, maar er is meer. Maandelijks bekijk je de financiële rapportages met de bijbehorende KPI’s. Op andere momenten, bijvoorbeeld per kwartaal, half jaar of jaarlijks kunnen we het grotere plaatje rapporteren. Door periodiek te rapporteren en binnen die periode goed naar de cijfers te kijken krijg je meer grip op de informatie en kun je slimmer signaleren waar het goed gaat en waar het beter kan. Plan bij voorbaat overleggen in om de cijfers met de juiste betrokkenen door te nemen. Zo ga je samen opzoek naar verbetering en groei.

Kies je voor GrowSupport dan kies je voor groei

Wij zijn de partner voor de ondernemer die wil groeien. Wij ontzorgen bedrijven door de financiële administratie uit handen te nemen. Wij staan jullie bij in de financiële hygiëne. Wij denken mee over de KPI’s die voor jullie belangrijk zijn. We maken ze meetbaar en presenteren ze. Wij zorgen voor een actief partnerschap. Periodieke rapportages bekijken we samen en we sturen bij waar nodig. We bieden zo houvast in de vorm van stuurinformatie en een strak overlegritme.