Wat zijn de redenen van achterstallige betalingen van klanten?
De redenen waarom klanten niet betalen lopen uiteen. Om je een idee te geven, hebben we een paar voorbeelden:
- De klant is de factuur en daarmee ook de betaling vergeten.
- Er is sprake van een liquiditeitsdip.
- Het kan zijn dat de klant het niet eens is met de factuur.
Om achter deze reden te komen, is het belangrijk om snel in gesprek te komen met de klant. Ongeacht wat de reden is. De vraag is nu: hoe doe je dat? Daarvoor maak je gebruik van het onderstaande stappenplan.
Een standaard debiteurenproces kan de volgende stappen bevatten:
- Het versturen van de factuur;
- een eerste herinnering;
- eventueel een tweede herinnering;
- een pregerechtelijke incassoprocedure;
- de eerste aanmaning;
- een tweede aanmaning;
- nog een herinnering aan deze tweede aanmaning;
- de ingebrekestelling;
- een pre-gerechtelijke brief;
- de laatste stap is het uit handen geven aan een deurwaarder.
Contactmoment
Om te voorkomen dat alle stappen nodig zijn, is het van belang dat er een tijdig eerste contactmoment plaatsvindt. Op die manier kun je achterhalen waarom de klant niet kan betalen. Samen ga je kijken hoe het vervolgtraject eruitziet. Dit is afhankelijk van de situatie.
Aangezien elke situatie anders is, hoeft het niet nodig te zijn om alle stappen van het debiteurenproces te zetten. Zodra je de reden weet, zoek je naar een passende oplossing. Je kunt bijvoorbeeld een factuur in delen laten betalen, als het bedrag voor nu te hoog is. Als de klant het niet eens is met de factuur, kunnen jullie de factuur naast de offerte leggen waar een akkoord op is gegeven, om zo door te nemen wat er eventueel niet klopt.
Vaste momenten
Voor klanten en voor jezelf is het fijn om een vaste workflow in te bouwen. Je kiest hierin vaste momenten om het debiteurenbeheer te regelen. Start bijvoorbeeld met een standaard herinnering op het moment dat de factuur meer dan 14 geleden vervallen is. De tweede herinneringen plan je weer 14 dagen later, en zo verder.
Wanneer is je debiteurenbeheer goed?
Om te weten of een debiteurenbeheer goed is, kune je twee KPI’s in kaart brengen. Doordat je KPI’s meetbaar zijn, weet je of je op de goede weg bent.
Days Sales Outstanding
De eerste KPI die je meetbaar maakt is de: DSO, voluit de Days Sales Outstanding. Deze KPI wil je zo laag mogelijk houden. De DSO geeft namelijk aan hoeveel dagen een factuur openstaat. Afhankelijk van de situatie kan je hier doelstellingen voor opnemen.
Een doelstelling op basis van de DSO kan bijvoorbeeld zijn dat jouw bedrijf een betaaltermijn van 30 dagen hanteert. In de ideale situatie betalen alle klanten binnen 30 dagen de factuur. De doelstelling zou zijn dat de DSO op 30 dagen of lager moet komen.
Kijk je maar één keer per jaar naar je begroting? Nee, dat zeker niet. Het is juist super interessant om terug te blikken. Dit doe je op een vast moment, periodiek. Is de verwachting uitgekomen? Kloppen de voorspellingen? Viel het mee? Of juist tegen? Zorg dat je de kennis die je hieruit haalt meeneemt voor je begroting voor volgend jaar.
Ouderdomsanalyse Debiteuren
De tweede KPI is de: Ouderdomsanalyse Debiteuren. Hierbij zie je wanneer elke factuur vervalt. Wanneer je consistent bezig bent met je debiteurenbeheer, kun je de hierboven genoemde KPI’s meetbaar maken.
De gegevens gebruik je vervolgens voor de cashflow-prognoses. Je prognosticeert wanneer welk bedrag binnenkomt, dit is een handige tool, die je kan gebruiken om beslissingen voor de toekomst te maken.
Wat zijn de effecten van een goed debiteurenbeheer:
- Een betere liquiditeit, omdat het geld sneller binnenkomt en er zo minder debiteurensaldo hoeft te worden gefinancierd.
- Duidelijke en professionele communicatie richting de klant.
- Dankzij de hierboven genoemde goede communicatie is het sneller bekend of er onduidelijkheden zijn, of ontevredenheid bij de klant. Als dit sneller aan het licht komt, kun je sneller ingrijpen.
Welke software kun je gebruiken voor je debiteurenbeheer?
Voor onze klanten maken we gebruik van de software van Payt.
Deze software kunnen we koppelen aan ieder gewenst boekhoudpakket.
Met het softwareplatform van Payt kunnen we alle verstuurde facturen en debiteurengegevens ophalen. We richten hiermee de debiteurenflow in. Alle termijnen en berichtgevingen liggen dan vast.
De voordelen van Payt
Het fijne is dat Payt helemaal is ingericht op betalingen. Zo is er ook een koppeling met Mollie Payments om betalingen zo makkelijk mogelijk te maken. Niet alleen verstuur je zo de factuur, maar de klant kan ook direct de overboeking maken. De klant die de factuur krijgt, kan een reactie plaatsen na ontvangst van de factuur. Deze reactie komt ook direct bij de juiste persoon terecht.
Benieuwd wat wij hierin voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.
